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安徽省社会科学院文件档案管理办法
 日期:2019-01-31 20:18:41   阅读:

为规范我院文件档案管理工作,根据国家档案管理的有关文件要求,制定本办法。
一、文件材料归档
1.中央、省及我院制发的各类文件材料传阅使用后,均需整理归档。文件材料归档工作由院办公室统一负责。
2.院属各单位、各部门所有需要归档的材料,应在次年三月底前交由院办公室统一编号归档。
3.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。在归档的文件材料中,按同一文件集中归档原则,将每份文件的正件与原稿、请示与批复、原文与批示、转发文件与原件等,立在一起,不得分开。归档文件的底稿、附件及领导的指示,要尽量保存。
4.归档的文件材料,根据保留价值设定属类,分类整理立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
5.凡归档文件材料应造册签收,办理移交手续,发现文件材料不齐全的,由有关人员负责找齐。
二、文档借阅与利用
1.本院人员因工作需要,调、借阅档案须经办公室负责同志同意,办理登记手续,并认真填写《利用档案登记表》。
2.按有关规定,利用党务、纪检、监察、人事等方面的档案,须经院分管领导批准。利用党组有关档案须经院主要领导批准。
3.外单位借阅、利用档案,必须持该单位正式介绍信,并注明利用者身份、利用档案的目的与范围,经院分管领导批准后方可借阅。
4.档案中涉及机密内容,必须遵守保密规定,不得外传、摘录、翻印档案,因特殊情况确需抄录的须经院分管领导批准后方可办理。绝密件、密码电报严禁复制。
5.对所借档案应妥善保存,保持原件的清洁、完整。不得涂改、拆卷、转借、伪造、毁损,用完及时归还。如发生丢失、损毁、泄密事件,视情节轻重,追究有关人员责任。
三、干部档案查(借)阅
1.干部档案由院人事处负责管理,主要供组织人事部门在办理干部的考察、任免、调动、政审、案件审理、出国、工资福利待遇、治丧等情况时使用。查阅干部档案,必须由两名中共正式党员干部共同进行。
2.查(借)阅干部档案,须填写《查(借)阅干部档案审批表》(不得用介绍信代替),并经人事处负责人和院分管领导批准。提供查(借)阅单位应履行登记手续。任何组织不得批准任何个人查(借)阅本人及本人公务回避对象的档案。
3.干部档案一般不外借。确需借出的应严格履行登记手续,限期归还。借阅单位对借阅的档案要妥善保管,确保安全,不得擅自转借。提供借阅的干部档案部门对归还的档案要认真审核,发现问题要及时追查。
4.查阅档案要在阅档室或指定地点进行。严禁查阅者在档案材料上涂改、划圈、增删或折叠、损坏档案材料。查阅时严禁吸烟。查(借)阅者不得泄露档案内容。未经提供查(借)阅的干部档案管理部门同意,不得擅自摘抄、复制档案内容。
5.干部档案管理部门一般不为他人提供旁证材料,确属需要提供的,只能提供客观记载。
本办法自颁布之日起实行。

 
2013 年12 月31 日
见(皖社科字〔2014〕3 号)
 

 
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